Como priorizar seu trabalho como um empreendedor de sucesso

Vivemos numa época em que ‘multitarefa’ é um modo de vida. Uma era em que a tecnologia — vital, necessária e indispensável — tornou a nossa vida ainda mais emaranhada. Isso significa mais listas de afazeres do que nunca.

Como priorizar o trabalho tornou-se uma habilidade especial que você tem que aprender.

Por um lado, e-mails, chats, mídias sociais, constantemente nos ajudam a manter contato com tudo e todos lá fora. Por outro lado, eles se tornaram intrusivos, um ponto de alimentação para nossa lista de tarefas cada vez maior.

Não estou de modo algum a negar os benefícios da tecnologia. A vida não seria o que é sem tecnologia — fácil e conveniente. Mas, há uma desvantagem em tudo. Porque podemos fazer mais, esperamos que seja feito mais.

Na minha vida profissional, uso muitos chapéus. Eu sou um co-fundador de uma Agência de Marketing Digital, eu sou um blogueiro de startup e empreendedorismo; também, eu faço um milhão de outras coisas, como administrar uma empresa de TI, atualmente no meio de se aventurar em recursos.

Não que a minha vida pessoal seja mais simples. Sou marido e pai de não uma, mas duas crianças muito ativas.

Então, como priorizar o trabalho com tantas prioridades concorrentes ou ideias que se esforçam por espaço na minha lista de tarefas cada vez maior?

Aqui estão as etapas que tenho seguido nos últimos anos para gerenciar de forma eficiente minha carga de trabalho:

Comece escrevendo todas as tarefas

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Eu percebi que o primeiro passo para gerenciar sua carga de trabalho é escrevendo todas as tarefas em algum lugar.

Se você é alguém que odeia tecnologia e usa telefones celulares apenas para atender chamadas e acessar a internet, você pode começar carregando um diário para escrever tarefas.

E se você faz parte da geração milenar, eu não tenho que perguntar se você ama seu celular ou não?

Você consegue o ponto.

Encontre um bom software de gerenciamento de tarefas para configurar uma lista de tarefas.

Uso o Trabalho em Equipe para tarefas oficiais e o Momentum (um sistema de gerenciamento de tarefas baseado em navegador) para tarefas pessoais relacionadas ao trabalho.

Depois de ter todas as suas tarefas escritas em um único lugar, você estará pronto para passar para a próxima etapa de gerenciamento da carga de trabalho.

Priorizar as tarefas

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Priorizar uma lista de tarefas é uma das etapas mais difíceis para gerenciar sua carga de trabalho.

Devo confessar — nos primeiros anos do meu negócio, eu era um planejador de tarefas horrível.

Minha carga de trabalho era controlada pelos meus e-mails.

Acrescente a cima, meu mau hábito de procrastinar. Eu manteria as tarefas fáceis no topo da lista e as difíceis ou as que eu odiava fazer — na parte inferior da lista.

E então, eu procrastinaria.

Isso levou ao caos total na minha vida pessoal e profissional. As tarefas procrastinadas voltavam para casa do trabalho comigo. Eu ficaria acordado até tarde da noite trabalhando com a minha menor eficiência nas tarefas que exigiam o mais alto nível de atenção.

Previsivelmente, os resultados finais foram um trabalho desleixado. E tudo veio ao custo do nosso valioso tempo em família.

Na verdade, como um fato comprovado — A procrastinação é um hábito horrível.

De acordo com uma pesquisa realizada em 2017:

  • 40% das pessoas sugeriram perdas financeiras devido à procrastinação.
  • 1 em cada 5 pessoas procrastinam tão mal que acabam por comprometer a família, a saúde e os relacionamentos.

É da natureza humana escolher batalhas fáceis primeiro e depois fazer o trabalho pesado.

De qualquer forma, tudo isso continuou até que eu decidi me recompor e priorizar minha carga de trabalho.

Hoje, organizo minhas tarefas com base na Matriz de Eisenhower, o conceito simples de gestão de tarefas explicado por Dwight D. Eisenhower. Ele enfatizou priorizar suas tarefas em duas dimensões: importante e urgente.

De acordo com Dwight D. Eisenhower

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Hoje, no topo da minha lista de prioridades vai:

Tarefas urgentes e importantes, ou seja, tarefas que são importantes para o meu trabalho e tarefas que devem ser abordadas imediatamente.

Alguns dos exemplos dessas tarefas são:

  • Atendendo uma chamada de cliente agendada.
  • Respondendo a um e-mail urgente.
  • Respondendo a um VC. (Dinheiro importa!)

Em seguida, na lista vêm as tarefas importantes que não são urgentes e assim por diante. Priorizar a minha lista de tarefas e a minha carga de trabalho ajudou-me a gerir melhor a minha carga de trabalho.

Planejar como você concluirá cada tarefa

Priorize as tarefas

Você tem a lista de tarefas e você as priorizou. Agora vem a parte difícil sobre como planejar como executar cada tarefa.

Quando estou trabalhando em como vou eliminar cada tarefa da minha lista de tarefas, tomo minha decisão com base em dois cenários simples:

I. Tarefas que podem ser delegadas

Meu trabalho envolve interagir com equipes e delegar trabalho aos gerentes. Embora eu seja o ponto de contato para os clientes, a tarefa tem que ser concluída pelo líder da equipe.

Imediatamente atribuo tarefas aos leads da equipe juntamente com o prazo. Marco-me a mim e ao líder da equipa como responsável pelos prazos para garantir que estou a par dos próximos prazos.

II.Tarefas que exigem meu envolvimento direto

Depois de concluir a etapa acima, minha carga de trabalho geralmente parece gerenciável. Agora passo para as tarefas que requerem o meu envolvimento direto. Eu os aloco para mim e atribuo um tempo para completar a tarefa.

A chave para o sucesso em tarefas que exigem o seu envolvimento direto é a alocação de tempo. Tome um exemplo de uma reunião em que você é o apresentador. Uma reunião que deve ser encerrada em 30 minutos deve ser encerrada em 30 minutos.

Decida antecipadamente, o que deve ser feito para terminar a tarefa no tempo estipulado.

Planeje antecipadamente quais fatores externos podem atrasar a tarefa e planeje adequadamente. Por exemplo, mantenha algum tempo extra para perguntas e respostas ou mantenha uma estratégia para um colega que tente tirar a reunião do caminho.

Outra situação em que você pode acabar gastando mais do que o tempo estimado é apontar para o perfeccionismo. Sei que a perfeição é sempre apreciada, mas há tarefas que não requerem perfeccionismo.

Você deve fazê-los na hora certa. É uma escolha simples para fazer um trabalho perfeito à custa de atrasar outras tarefas ou entregar todas as tarefas a tempo.

Concluindo as tarefas

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Neste ponto, você está pronto com a estratégia e planejamento. Hora de terminar o trabalho.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a concluir as tarefas e cumprir o cronograma definido por você:

Aprenda a cortar as distrações
Odeio quando alguém olha para seus celulares no meio de uma reunião para verificar suas mensagens do WhatsApp ou feed do Facebook.

Significa claramente que não estão no momento. As redes sociais e a internet em geral são uma das maiores distrações no local de trabalho.

Quando você está trabalhando em tarefas importantes e urgentes, as mídias sociais devem ser a última coisa em sua mente. Mantenha-os longe de sua vida e você completará rapidamente suas tarefas.

Além disso, evite abrir e-mails que podem esperar. Eles vão distraí-lo do trabalho que você está completando. Concentre-se e canalize sua energia para terminar a tarefa em mãos.

Aprenda a dizer Não
Como um empreendedor que tem sido uma parte de vários empreendimentos, deixe-me contar um segredo. Se você não aprender a dizer “Não”, você nunca terminará sua lista de tarefas até o final do dia.

Seu trabalho como Empreendedor envolve um monte de multi-tarefas e um monte de trabalho de último segundo que vai sair do nada. Aprenda a dizer “Não” às tarefas sem importância e não tão urgentes, e você poderá gerenciar sua carga de trabalho de acordo com seu plano.

Aprenda a ser fluido com o seu trabalho
Por ser fluida, obviamente não quero dizer colocar toda a sua carga de trabalho de lado para terminar uma tarefa e deixar o seu plano para o dia correr mal.

Imagine um cenário onde você está esperando para ouvir de um cliente por semanas para fechar um negócio importante e o cliente liga para você. Eles têm uma reunião amanhã e querem que você faça uma apresentação ao conselho.

É uma oportunidade única na vida. Sabe o que fazer?

Mas antes de deixar de lado tudo planejado para o dia seguinte, delegue o trabalho que pode ser feito por outra pessoa e replaneje a lista de tarefas para acomodar a carga de trabalho com base na nova tarefa (prioridade mais alta).

Gerenciar sua carga de trabalho não é ciência de foguetes. Tudo o que requer é planejamento e disciplina adequados.

Lembre-se sempre, 20% do trabalho leva a 80% do valor. Priorize esses 20% e você poderá gerenciar sua carga de trabalho de forma eficiente.

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